Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях.

Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения.

Законодательное регулирование

Требуется ли разработка положения для одного человекаВозврат процентов по ипотеке в новостройкеМтс расторжение договор по смерти абонентаКак по гржданско правовому договору оформить дежурство ночьюПриказ о назначении на 0 5 ставкиНа сколько хотят поднять бензин в 2019 году

Правила содержания документации сформулированы в трех основных нормативных актах:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. «Основные правила работы архивов организаций» (одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
3. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утверждающий Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (в том числе подробную таблицу со списком дел и сроками содержания).

Правила формирования дел

Номенклатура дел (НД) должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК.

Приказ о номенклатуре дел в школе на 2019 год

• реквизиты приказа (номер и дата). Номер присваивается в соответствии с журналом регистрации приказов компании;
• название юридического лица;
• параметры утверждаемой номенклатуры (год, на который она разработана, ее номер и иные необходимые сведения);
• дата введения ее в действие;
• ответственные лица;
• подпись руководителя;
• подписи ответственных лиц, подтверждающие факт ознакомления с приказом.

Инструкция по кадровому делопроизводству по новым требованиям ГОСТа и Росархива

В распоряжении следует отразить цель его создания, а после реквизита “Приказываю” перечислить необходимые мероприятия по внедрению номенклатуры.

Приказ по номенклатуре дел в учреждении может оформляться как на фирменном бланке компании, так и на простом листе формата А4. Не предъявляется требований и к методу заполнения документа.

Приказ о номенклатуре дел в школе на 2019 год образец

Внимание
Утверждение номенклатуры дел — важный этап в организации делопроизводства. Разбираем особенности приказа об утверждении, предлагаем скачать различные варианты образцов

Для чего необходим приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатура — документ, систематизирующий весь документооборот предприятия.

Утверждение разработанной номенклатуры дел может быть произведено двумя способами:

• Издание утверждающего приказа.
• Проставление грифа “УТВЕРЖДАЮ” непосредственно на самой номенклатуре.
  
  Такой способ оговаривается в приказе о ее создании и разработке.

И первый, и второй способы приемлемы и используются на практике.

При небольшом документообороте составлять номенклатуру не имеет смысла.

Приказ о номенклатуре дел в школе на 2019 года

3 года

• учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
• записи о трудовой дисциплине.

5 лет

• акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
• выписки по улучшению условий и охраны труда;
• документы по технике безопасности и ее соблюдению;
• документы о командировках.

50 лет (до востребования)

• личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.).

75 лет

• характеристики и личные карточки сотрудников;
• трудовые договоры.

Постоянно

• коллективные договоры;
• личные дела руководителей.

Административная ответственность

За несоблюдение правил формирования и содержания документации предусмотрена административная и гражданско-правовая ответственность.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы.

Важно
После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

• наименование организации, по которой создается приказ;
• номер приказа по внутреннему документообороту;
• дата составления;
• населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е.

обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо.

Инфо
Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

• наименования дел;
• дата начала их ведения;
• срок хранения;
• количество томов и т.п.
  
  информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е.