Структура журнала регистрации приказов

Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:

• титульный лист;
• раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
• основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.

На титульном листе журнала может быть приведено:

• наименование фирмы;
• наименование документа;
• дата начала заполнения журнала;
• дата завершения заполнения журнала.

В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:

• Ф. И.

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров.
К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Ведение журнала регистрации

Какое наказание пинул машину1971 год женщина в каком году на пенсиюПриказ на новогодние корпоративыБлагодарственное письмо потребителюНа какой недели отпуск по беременностиКак скрыть кредиты от сбербанка

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования.

Как выглядит журнал приказов по организации

Правил организации, хранения, комплектования<…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Электронная форма документа может ускорить процесс поиска нужного распоряжения, подобный вариант эффективен при текучести кадров и значительном документообороте.

Шаблон журнала

Типовая форма издания не регламентирована законом, допустимо любое количество колонок, требований к необходимым сведениям регистрируемого распоряжения. Примерный план составленного журнала выглядит следующим образом:

Дата приказа Регистрационный номер приказа Наименование приказа Кем подписан приказ Исполнитель Куда передан приказ С приказом ознакомлен (дата, подпись) Отметка

об исполнении и направлении в дело

1 2 3 4 5 6 7 8

Приобрести подобное издание можно и в книжном магазине.

Как выглядит журнал приказов по организации питания

Грамотно составленный приказ, должен, как и хорошее литературное произведение, состоять из трех основных пунктов:

1. Предмет приказа — основание для его издания и перечень мероприятий для исполнения.
2. Время исполнения — срок для выполнения всего приказа или периоды исполнения каждого пункта отдельно.
3. Исполнитель — ответственный за исполнение и тот, кто осуществляет общий контроль за воплощением приказа в жизнь.

И если хоть один из пунктов отсутствует, то теряется как смысл отдачи самого приказа, так и контроль за его действенностью и эффективностью.

Для чего необходим?

Для того чтобы держать весь документооборот предприятия под контролем в его повседневной хозяйственной и экономической деятельности, служат регистрационные книги.

Как выглядит журнал приказов по организации здравоохранения

Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Требования к оформлению журнала

[ads-pc-2] [ads-mob-2] Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:

• Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
• Номер приказа и его дата издания.
• Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.).

Выделяют несколько разновидностей таких документов:

1. О назначении директора.
2. Об образовании подразделения компании.
3. О введении в действие разработанного штатного расписания.
4. О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
5. Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
6. Об учреждении правил трудового распорядка.
7. О сокращении 1 или нескольких работников.
8. О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
9. Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.

Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации. К тому же не следует путать разные типы документов.

После этого журнал передают в архив на долгосрочное хранение (не менее 75 лет).

• Ответственный за ведение – должность, фамилия, инициалы.
• В графе «срок хранения» указывают «постоянно».

Записи о приказах

Порядок формирования записи можно установить самостоятельно, поскольку к форме нет строгих законодательных требований. Обычно все записи фиксируются в табличном виде; указывают такие сведения:

1. Номер документа – нумерация идет в сквозном порядке, с начала и до конца года. Документы, информация о которых фиксируется в разных журналах, имеют разную нумерацию – свой порядок есть в документах по основной деятельности, по личному составу и т.п.
2. Далее следует дата издания документа – с этого дня он обычно и вступает в силу.
3. Затем приводится название заголовка (в точности, как в приказе).

Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.Скачайте

Титульный лист журнала регистрации приказов (24,5 KiB, 46 hits)

Лист с перечнем ответственных лиц за ведение журнала приказов (33,5 KiB, 35 hits)

Лист с таблицей журнала приказов по личному составу (36,5 KiB, 48 hits)

Лист с таблицей журнала приказов по основной деятельности (37,0 KiB, 60 hits)

Регистрация приказов

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально.

• назначении генерального директора;
• назначении главного бухгалтера;
• утверждении логотипа;
• утверждении или изменении структуры организации;
• обеспечении сохранности коммерческой тайны;
• утверждении штатного расписания;
• установлении режима работы и внутреннего трудового распорядка;
• утверждении положений, правил, инструкций, иных нормативных документов;
• планировании основной деятельности фирмы и надлежащем контроле над ней и т.д.

Отдельно стоит выделить группу распоряжений со сроком хранения менее 5 лет о:

• дисциплинарных взысканиях;
• праздничных днях;
• ежегодных оплачиваемых отпусках;
• краткосрочных командировках и т.д.

Типовая форма

Регистрационный документ может быть оформлен не только как бумажный носитель.

Иначе говоря, в журнале регистрируются приказы, устанавливающие нормы трудовой функции как рядовых сотрудников фирмы, так и ее руководства.На данный момент нет единой общепринятой формы документа, каждая организация имеет право структурировать его по своему усмотрению. Как правило, основными составляющими такого издания являются:

Титульный лист. На нем расположены:

• наименование организации;
• название документа;
• дата начала ведения;
• дата окончания заполнения.

Раздел с указанием списка сотрудников, на которых возлагается ответственность за работу с журналом.

Титульный лист журнала регистрации должен предусматривать следующие атрибуты:

• организационно-правовая форма и название компании;
• наименование вида регистрируемых распорядительных документов (в данном случае — приказов по основной деятельности);
• дата начала и окончания ведения журнала;
• должность и Ф.И.О. сотрудника, ответственного за ведение журнала регистрации;
• продолжительность периода хранения.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности можно найти ниже по ссылке:

Журнал регистрации приказов — шаблон.

Итак, журнал регистрации приказов по основной деятельности должен вестись в любой организации.